De werkwijze: welke methodes bestaan er om een K2-erkenning te halen?

Op het ogenblik dat u beslist om deel te nemen aan K2, wordt in overleg met het VCK bekeken welke methode het best aansluit bij uw wensen en bij het profiel van uw organisatie. Als uw organisatie echt nog aan het begin van een integrale kwaliteitswerking staat, dan is de procedure van K2d het meest geschikt om het terrein voor te bereiden. Bent u reeds vertrouwd met de methode van zelfevaluatie en heeft u ervaring met het werken rond kwaliteits- en managementmodellen, dan kunt u kiezen om via een van de mogelijke procedures K2 a, b of c te halen.

Er zijn voor K2a, b en c drie werkwijzen mogelijk. De keuze is afhankelijk van de tijd die u zelf kunt en wilt investeren.

Werkwijze 1

De meeste organisaties zullen kiezen om de inspanning en de tijdsinvestering te verdelen tussen de senior assessor en hun bedrijf. Het VCK stelt een werkwijze voor die het schrijven van een volledig dossier overbodig maakt en waar de klemtoon ligt op de essentiële elementen voor de organisatie in kwestie.

De eerste stap is een ontmoeting tussen het senior management van het bedrijf en de senior assessor van het VCK. Tijdens deze vergadering wordt een eerste inventaris opgemaakt van de ‘maakfactoren’ en de ‘resultaten’ die voor uw organisatie belangrijk zijn. De assessor stelt een beperkt aantal ‘pro forma’s’ op. U maakt uw dossier op door deze pro forma’s in te vullen. U dient ze in vijfvoud in, vergezeld van eventuele bijlagen. Uw dossier wordt nu overgemaakt aan het assessorenteam, dat eventueel nog verdere informatie opvraagt. Als alle info binnen is, wordt de bedrijfsaudit – site visit – voorbereid en uitgevoerd. De uiteindelijke score van het assessorenteam, dat u ook feedback geeft, bepaalt in welke K2-categorie u zich bevindt en/of u een hoger niveau heeft bereikt.

Werkwijze 2

Als u door omstandigheden weinig tijd heeft of als u wil weten waar uw organisatie staat zonder daar zelf al te veel inspanningen voor te leveren, kunt u kiezen voor een volledig ‘blanco’ assessment door het assessorenteam. Uw medewerking is beperkt. Er is enkel een voorbereidend gesprek waarin het programma voor het assessment wordt opgesteld. Het assessorenteam verzamelt alle informatie via interviews, korte groepsessies en dergelijke. Met de feedback van de assessoren kunt u verder aan de slag.

Werkwijze 3

U kunt ook kiezen voor een maximale eigen inspanning en het volledige dossier zelf aanleveren. In dat dossier, het resultaat van een zelfevaluatie, beschrijft u de stand van zaken voor alle criteria en subcriteria van het EFQM Excellence Model. Dit dossier, maximaal 75 pagina’s, dient u in vijf exemplaren in bij het VCK. Na een lezing en een bezoek ter plaatse – site visit – bepalen de assessoren in welke K2-categorie u zich bevindt en/of u een hoger niveau heeft bereikt. Deze methode is qua assessorkosten voor u de meest gunstige.

Eens u op een bepaald niveau bent ingeschaald, kiest u zelf wanneer u klaar bent om een nieuw dossier in te dienen en de bovenstaande cyclus opnieuw te doorlopen. Om de twee tot drie jaren wordt een volledig assessment aangeraden. In de jaren tussen het volledige assessment in, komt de senior assessor bij u langs om de vooruitgang te bespreken en op te volgen.

Met K2d is het traject beperkter. K2d houdt er rekening mee dat u inzake ‘total quality management’ en continu verbeteren een starterspositie bekleedt. Aan de basis van het traject ligt een beperkte evaluatie: u identificeert, eventueel samen met een K2-validator, drie domeinen van verbetering. Zodra de verbeteracties geïntegreerd zijn in de bedrijfsvoering, maakt u een verslag. De externe en onafhankelijke K2-validator komt ter plaatse uw dossier beoordelen en geeft u feedback. Indien u geslaagd bent in uw oorspronkelijke doelstellingen, ontvangt u het K2d-certificaat. Leden van de Kwaliteitsclub die in K2d stappen, krijgen hulp van een peter of meter die het EFQM-model goed onder de knie heeft. Hij of zij begeleidt deze organisaties bij de zelfevaluatie en bij het uitvoeren van het verbeterplan.

Waaruit bestaat de erkenning en de beloning?

Na elke bereikte mijlpaal krijgt u van het VCK het bijhorende certificaat en de rechten om gedurende een periode van 2 jaar de logo’s te gebruiken in uw communicatie. Vanaf het niveau K2c ontvangt u gedurende dezelfde geldigheidsperiode een stijlvol kunstwerk, ‘Gradatie’ genoemd. Het is van de hand van de Belgische kunstenares Linda Molleman. Het werk symboliseert de groei naar uitmuntendheid. Uniek is dat het kunstwerk mee evolueert: het wordt stelselmatig vervolledigd naarmate uw organisatie een hoger niveau behaalt.